Development of Medical Supplies System in Health Promotion Hospitals from Kamalasai Hospital by Applying Vendor Managed Inventory

Abstract

Introduction: The objective of this research was to develop medical supplies system in Health Promotion Hospitals in Kamalasai District, Kalasin Province by applying Vendor Managed Inventory (VMI). VMI was expected to provide medical supply management information in term of inventory value, withdrawal value, and inventory rate, and to reduce the workload of Health Promotion Hospital staffs with satisfaction.

Methods: Action research was conducted to develop medical supplies system in 10 Health Promotion Hospitals in Kamalasai District, Kalasin Province. The research included 4 steps. The first step was called “Identify and Plan”, which covered collecting data, and seeking possible joint solutions. The second step, “Action”, involved working under the agreed plan for 3 months. The third step was “Observation”. Observation and data collection were conducted. And the last step was to analyze and evaluate the system, and to present the reflections including the workload reduction of Health Promotion Hospital staffs, staffs’ satisfaction, and medical supplies management indicators, such as inventory value, withdrawal value, and inventory rate obtained from medical supplies computer program of the host hospital and Microsoft excel program.

Results: After applying VMI for uses in medical supplies system between Health Promotion Hospitals and host hospital, where the host hospital was in charge of checking medical supplies inventory and filling up the stock, Health Promotion Hospitals were able to collect medical supplies information including inventory value, withdrawal value, and inventory rate in order to evaluate the effectiveness of their medical supplies management. The results revealed that after 3 months of applying VMI, Health Promotion Hospitals were able to reduce withdrawal value from 225,904.0 Baht in Fiscal year 2018 to 151,671.5 Baht in Fiscal Year 2019, suggesting the reduction of 74,232.5 Baht and 32.9%. The inventory rate was found to be 3.4 months, and the inventory value at the end of the study was 620,243.3 Baht.

Conclusion: By applying VMI system for medical supplies system in Health Promotion Hospitals, the workload of Health Promotion Hospital staffs was decreased. In addition staffs were satisfied with the developed medical supplies system. This system was considered the starting point for the medical supplies management of Health Promotion Hospital to be more effective in the future.

หลักการและเหตุผล: การวิจัยในครั้งนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อพัฒนาระบบการเบิกจ่ายเวชภัณฑ์ของโรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตำบล อำเภอกมลาไสย จังหวัดกาฬสินธุ์ โดยนำระบบบริหารสินค้าคงคลังโดยผู้ขาย (VMI) มาประยุกต์ใช้ เพื่อให้โรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตำบลมีข้อมูลบริหารเวชภัณฑ์ ในแง่มูลค่าคงคลัง มูลค่าการการเบิก อัตราคงคลัง และลดภาระงานด้านการทำงานบริหารเวชภัณฑ์ของเจ้าหน้าที่และเจ้าหน้าที่มีความพึงพอใจในระบบ

วิธีดำเนินการวิจัย: โดยใช้กระบวนการวิจัยเชิงปฏิบัติการ (Action research) มีกลุ่มเป้าหมายเป็นผู้รับผิดชอบงานบริหารเวชภัณฑ์จากโรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตำบลเขตพื้นที่รับผิดชอบของโรงพยาบาลกมลาไสยทั้งหมดจำนวน 10 แห่ง แบ่งการดำเนินการวิจัยออกเป็น 4 ระยะ ดังนี้ระยะที่ 1 การเตรียมข้อมูลและหาแนวทางการทางานเพื่อแก้ไขปัญหาแบบมีส่วนร่วม (Identify and Plan) ระยะที่ 2 การดำเนินการตามแนวทางการทำงานที่ได้ตกลงร่วมกันเป็นระยะเวลา 3 เดือน (Action) ระยะที่ 3 ประเมิน ติดตาม และเก็บข้อมูล (Observe) ระยะที่ 4 การวิเคราะห์และประเมินผล และนำเสนอข้อมูลหลังครบระยะของการศึกษา(Reflect) โดยทำการเก็บข้อมูลการลดภาระงานด้านบริหารเวชภัณฑ์และความพึงพอใจต่อระบบของเจ้าหน้าที่โรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตำบล และตัวชี้วัดงานบริหารเวชภัณฑ์ เช่น มูลค่าคงคลัง มูลค่าการการเบิก อัตราคงคลัง จากโปรแกรมคลังเวชภัณฑ์โรงพยาบาลแม่ข่ายร่วมกับโปรแกรม Microsoft excel

ผลการศึกษา: จากการประชุมกลุ่มเพื่อหาแนวทางการพัฒนาระบบร่วมกันโดยได้มีการนำระบบการบริหารสินค้าคงคลังโดยผู้ขาย (VMI) มาประยุกต์ใช้ในการสร้างระบบการเบิกจ่ายเวชภัณฑ์ของโรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตำบล กับ โรงพยาบาลแม่ข่าย โดยโรงพยาบาลแม่ข่ายเป็นผู้ไปตรวจสอบปริมาณคงเหลือเวชภัณฑ์ และจัดนำส่งเติมให้ในรายการที่มีต่ำกว่าปริมาณเวชภัณฑ์พึงมี (Fix stock) ทำให้โรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตำบลสามารถจัดเก็บข้อมูลด้านงานบริหารเวชภัณฑ์ในแง่ของ มูลค่าการเบิก มูลค่าคงคลัง และอัตราคงคลังเพื่อใช้เป็นข้อมูลในการติดตามประสิทธิผลของการทำงานด้านบริหารเวชภัณฑ์ในโรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตำบล ซึ่งพัฒนาจากเดิมที่ยังเก็บข้อมูลได้ไม่ครบถ้วน และจากผลการติดตามระบบ 3 เดือนในภาพรวม สามารถลดมูลค่าการเบิกยาในโรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตำบลโดยเปรียบเทียบในช่วงเวลาเดียวกัน เฉลี่ยจาก 225,904.0 บาทต่อเดือนในปีงบ 2561 เหลือ 151,671.5 บาทต่อเดือนเมื่อเทียบกับปีงบประมาณ 2562 ลดลงเป็นมูลค่า 74,232.5 บาทต่อเดือน คิดเป็นลดลงร้อยละ 32.9 ภาพรวมอัตราคงคลังเฉลี่ย 3.4 เดือน และภาพรวมมูลค่าคงคลังเฉลี่ยหลังสิ้นสุดการศึกษามีมูลค่า 620,243.3 บาท

สรุปผลการวิจัย: ระบบการบริหารสินค้าคงคลังโดยผู้ขาย (VMI) มาประยุกต์ใช้ในการสร้างระบบการเบิกจ่ายเวชภัณฑ์ของโรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตำบล ช่วยลดภาระงานด้านบริหารเวชภัณฑ์และเจ้าหน้าที่มีความพึงพอใจต่อแนวทางการเบิกจ่ายที่ได้ร่วมกันพัฒนาขึ้น ซึ่งการพัฒนาระบบการเบิกจ่ายเวชภัณฑ์ในครั้งนี้ถือเป็นจุดเริ่มต้นในการบริหารเวชภัณฑ์ของโรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตำบลให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นต่อไปในอนาคต